Stiamo vivendo un’era altamente tecnologica e, dobbiamo ammetterlo, la tecnologia è sicuramente di grande aiuto. Infatti oggi facciamo una quantità impressionante di operazione utilizzando, appunto, la tecnologia. Questo ci permette di poter effettuare tante azioni in poco tempo e con grande facilità.
Sempre più spesso si parla di conservazione digitale dei documenti (come spiegato su savinosolution.com) ovvero una pratica che oggi è incredibilmente importante, tanto è vero che ormai tutte le aziende non possono più farne a meno.
Infatti, nel corso degli ultimi anni vi è una sensibile ricerca dell’ottimizzazione di costi e tempi, in modo tale da essere più produttivi massimizzando ogni singolo processo aziendale. Ecco perchè i documenti devono essere facilmente accessibili e, soprattutto, digitali in modo tale da non pesare e da non portare via spazio inutile.
Insomma, la conservazione digitale è a tutti gli effetti un must per le aziende che vogliono guardare con fiducia al futuro, nell’ottica della digitalizzazione che ormai è in atto.
In questo articolo dunque vogliamo analizzare in maniera dettagliata tutto quello che riguarda la conservazione digitale dei documenti, vedendo quindi di che cosa si tratta, quali sono i principali documenti da conservare e, infine, cosa dice la legge.
Che cos’è la conservazione digitale?
Prima di tutto vogliamo fare un piccolo passo indietro, in maniera tale da poter definire esattamente che cos’è la conservazione digitale. In buona sostanza, si tratta di quel processo che permette di fare in modo che documenti e fascicoli siano accessibili, leggibili e soprattutto autentici.
Si tratta di documenti che al loro interno contengono una quantità enorme di dati, per questo devono essere archiviati nel modo migliore. Per fare un esempio pratico, basti pensare ai documenti contabili che per un’azienda sono fondamentali per poter gestire al meglio le proprie risorse finanziarie.
Non solo, la conservazione digitale dei documenti prevede espressamente che all’interno di ogni documenti siano riportate delle indicazioni chiare, pensiamo ad esempio alla firma digitale, alla marca temporale e al formato del documento stesso.
Quali sono i documenti che devono essere conservati?
Abbiamo visto dunque che cosa si intende per conservazione digitale, ma nel concreto quali sono i documenti che devono essere conservati? Te lo spieghiamo subito.
Per dare una risposta esaustiva dobbiamo citare la conservazione digitale a norma, indispensabile per poter conservare dei documenti in maniera legale e quindi valida.
Devi sapere inoltre che la conservazione digitale dei documenti prevede che questi ultimi possano essere utilizzati solamente all’interno di processi digitali chiari. Ad esempio pensiamo all’invio di una pec, oppure un contratto che dovrà poi essere firmato in maniera digitale e così via.
Ad ogni modo, è chiaro che le aziende che decidono di applicare la conservazione digitale dei documenti, lo fanno soprattutto per eliminare una quantità significativa di carta e ottimizzare quindi i vari processi aziendali senza perdite di tempo.
La conservazione digitale gioca dunque un ruolo di straordinaria importanza, dal momento che i documenti vengono archiviati in maniera sicura.
La conservazione digitale a norma di legge
Conservare e quindi archiviare un documento in maniera digitale è semplicemente il passo finale, infatti prima ci sono vari step molto importante e che devono essere seguiti in maniera attenta.
La conservazione riguarda in maniera assoluta tutti quei processi che producono documenti. Il problema però nasce dal fatto che questi documenti potrebbero essere giuridicamente importanti e archiviati in maniera non idonea. In questa situazione purtroppo puoi andare incontro a conseguenza estremamente impegnative che riguardano contenziosi e sanzioni.
Ecco perchè il nostro consiglio è quello di affidarti a esperti del settore della conservazione digitale a norma di legge, in questo modo avrai la sicurezza di non fare errori.